Grip houden op je portfolioproject
Deel 2
Je hebt de juiste projecten geselecteerd en geprioriteerd. Maar hoe zorg je nu dat ze ook daadwerkelijk de beloofde resultaten opleveren? Veel organisaties starten projecten enthousiast, maar verliezen onderweg de grip. Projecten lopen uit, budgetten worden overschreden en de strategische impact blijft achter bij de verwachtingen.
Samen definiëren we een ambitie en stellen we concrete doelstellingen vast. Met ons plan van aanpak blijf je gefocust op het behalen van je doelen. Onze methodologie moedigt je aan om doordachte keuzes te maken en prioriteiten te stellen, wat resulteert in een efficiënter gebruik van je middelen.
Je hebt de juiste projecten geselecteerd en geprioriteerd. Maar hoe zorg je nu dat ze ook daadwerkelijk de beloofde resultaten opleveren? Veel organisaties starten projecten enthousiast, maar verliezen onderweg de grip. Projecten lopen uit, budgetten worden overschreden en de strategische impact blijft achter bij de verwachtingen.
De oplossing? Structureel sturen op zowel de uitvoering als de resultaten van je projectportfolio. In dit artikel laten we zien hoe je dat doet met twee soorten sessies: doensessies voor de voortgang en bijstuursessies voor de resultaten.
In het eerste artikel uit deze serie bespraken we het waarom van portfoliomanagement en hoe je projecten inventariseert en prioriteert (fase 1 en 2). Dit artikel gaat in op fase 3: uitvoeren en sturen.
Portfoliomanagement in drie fasen
Om bewuste besluiten te nemen volgen projecten een vaste werkwijze. Deze kan per organisatie verschillen, maar grofweg onderscheiden we drie fasen:
Fase 1: Inventariseren van initiatieven
Het doel is inzicht creëren in de toegevoegde waarde en benodigde inspanning van initiatieven, zodat je ze kunt prioriteren.
Fase 2: Uitwerken van projectplannen
Je werkt geselecteerde initiatieven uit in concrete projectplannen en maakt definitieve startkeuzes.
Fase 3: Uitvoeren en sturen
Je voert projecten uit en stuurt bij op voortgang en resultaten.
Na fase 1 en 2 besluit je of een projectvoorstel doorgaat naar de volgende fase. In fase 3 monitor je actief de voortgang en resultaten.
Fase 3: Sturen op voortgang resultaat
Effectieve sturing in fase 3 vraagt om twee verschillende perspectieven:
- Doensessies (maandelijks): Sturen op de voortgang van individuele projecten
- Vraag: Doen we de dingen goed?
- Focus: Uitvoering verbeteren
- Bijstuursessies (per kwartaal): Sturen op de resultaten van het portfolio
- Vraag: Doen we de goede dingen?
- Focus: Strategische impact en bijsturing
Doensessie: Sturen op voortgang van projecten
Doen we de dingen goed?
Tijdens de uitvoering van projecten houd je de voortgang in de gaten. Zo kun je op tijd ingrijpen om de uitvoering van een project te verbeteren.
Voortgangsrapportage
Periodiek stelt de eigenaar van het project een voortgangsrapportage op. Een voortgangsrapportage hoeft niet omvangrijk te zijn. Welke informatie heb je in essentie nodig om de uitvoering te verbeteren? De rapportage bestaat uit drie onderdelen:
- Voortgang: Welk percentage van het werk is voltooid? Dit geeft inzicht in de status van het project.
- Oordeel over de voortgang: Verloopt de uitvoering volgens plan?
- Groen: Project loopt volgens plan.
- Oranje: Aandacht nodig, maar bij te sturen.
- Rood: Ernstige problemen, interventie noodzakelijk.
- Toelichting: Waarom staat het project op groen/oranje/rood? Wat is er nodig om de uitvoering te verbeteren?
Doensessie: focus op oranje en rode acties
In een doensessie bespreek je alleen de projecten die op oranje of rood staan. Het doel is besluiten te nemen om de uitvoering van deze projecten te verbeteren. De frequentie is vaak maandelijks, maar is afhankelijk van type organisatie en projecten.
Bijstuursessie: Sturen op resultaten van het portfolio
Doen we de goede dingen?
Projecten zijn een middel om de gewenste resultaten te behalen. Het is daarom belangrijk om te sturen op de resultaten van het projectportfolio. Lig je met de huidige projecten nog op koers of boek je onvoldoende resultaat en moet je bijsturen? Elke strategische keuze heeft één of meerdere projecten die eraan bijdragen. Door op het niveau van strategische keuzes te sturen, zie je of je projectportfolio in zijn geheel de gewenste impact heeft.
Voortgangsrapportage
Om de resultaten te beoordelen kijk je in de OGSM naar de strategische keuzes en indicatoren waar de projecten aan verbonden zijn. Ter voorbereiding van deze bijstuursessie stellen de eigenaren van de strategische keuzes een voortgangsrapportage op.
- Geef met het verkeerslicht je oordeel over de voortgang:
- Groen: De strategische keuze verloopt volgens plan. De afgesproken resultaten worden (naar verwachting) binnen de gestelde tijd gerealiseerd.
- Oranje: De strategische keuze verloopt zorgelijk, maar met de juiste interventies (nieuwe prioriteiten, nieuwe of aangepaste acties) is het mogelijk de strategische keuze weer op groen te krijgen.
- Rood: De strategische keuze verloopt niet volgens plan. Je moet fundamentele keuzes maken: nemen we genoegen met minder resultaat of verschuiven we de streefdatum.
- Geef een korte toelichting bij de rapportage:
- Wat zijn de belangrijkste resultaten van de afgelopen periode?
- Hoe kom je tot je oordeel over de strategische keuze (groen, oranje of rood)?
- Wat betekent dit oordeel voor de komende periode? Welke wijzigingen stel je voor?
Bijstuursessie: portfolio in balans houden
In de bijstuursessie bespreek je alle strategische keuzes en neem je besluiten over het projectportfolio.
Voor elk lopend project: Zijn de gewenste resultaten behaald of binnen bereik?
- Ja, afronden: Het project heeft de gewenste resultaten opgeleverd. We ronden het project af.
- Nee, doorinvesteren: We hebben meer middelen (tijd en/of geld) nodig om de gewenste resultaten te behalen en die investering is het waard. Het project krijgt een verlenging.
- Nee, stoppen: Meer investeren is niet verantwoord. De resultaten rechtvaardigen de extra investering niet. We stoppen het project en nemen genoegen met het huidige resultaat.
Naast lopende projecten beoordeel je ook of nieuwe initiatieven nodig zijn om de strategische doelen te behalen.
- Zijn er nieuwe initiatieven nodig om de resultaten te behalen? Welke nieuwe projecten moeten we starten om alsnog de gewenste resultaten te behalen?
- Van de initiatieven in fase 1 het portfolio:
- Welke initiatieven gaan door naar fase 2 voor verdere uitwerking?
- Welke initiatieven gaan we niet uitvoeren?
- Van de initiatieven in fase 2 van het portfolio (nadat je deze geprioriteerd hebt):
- Met welke projecten gaan we direct starten?
- Welke projecten houden we in portfolio en gaan we mogelijk later starten?
- Welke projecten gaan we definitief niet uitvoeren?
Aan de slag met doen- en bijstuursessies
De kracht van portfoliomanagement zit in de combinatie van beide sessies. Doensessies houden individuele projecten op koers, terwijl bijstuursessies ervoor zorgen dat je portfolio als geheel de juiste impact heeft.
Checklist voor effectieve sturing
- Er is een standaard format voor voortgangsrapportages van acties en strategische keuzes
- Doensessies staan maandelijks in de agenda
- Bijstuursessies staan elk kwartaal in de agenda
- Alle projecten zijn gekoppeld aan strategische keuzes in OGSM
- Eigenaren van strategische keuzes en projecten zijn benoemd
- Besluitvormingscriteria zijn helder
Digitale ondersteuning
In OGSM.online registreer je eenvoudig de voortgang van projecten en strategische keuzes met het verkeerslicht-systeem. Het platform geeft direct inzicht in welke projecten en strategische keuzes aandacht nodig hebben, zodat je gericht kunt sturen in je doen- en bijstuursessies.
Wil je direct aan de slag met effectieve portfoliosturing? Start een gratis proefabonnement van OGSM.online en ervaar hoe je structuur aanbrengt in je doen- en bijstuursessies.
Van proces naar de praktijk
In het volgende artikel bespreken we de organisatie achter portfoliomanagement. Een goed proces is mooi, maar hoe breng je het in de praktijk? Hoe zorg je dat verandering voldoende prioriteit krijgt? Voer je projecten uit binnen de lijnorganisatie als onderdeel van jaarplannen, of organiseer je verandering apart met een portfolioboard? We gaan dieper in op deze organisatorische vraagstukken.
Benieuwd hoe we kunnen helpen?
Laten we kennis maken. Mooie gelegenheid om elkaar en jouw organisatie beter te leren kennen. Dit biedt een uitstekende kans om te sparren over OGSM en om jullie specifieke behoeften duidelijk in kaart te brengen.
Gabriella Monasso
Directeur OGSM Leaders
+31 6 15 64 82 18
