Portfoliomanagement en OGSM
Deel 1
In veel organisaties stapelen projecten zich op zonder dat duidelijk is welke écht bijdragen aan de strategie. In het eerste artikel van onze reeks over portfoliomanagement ontdek je hoe OGSM helpt om de juiste keuzes te maken én overzicht te houden. Zo voorkom je projectchaos en werk je gericht aan resultaat.
Samen definiëren we een ambitie en stellen we concrete doelstellingen vast. Met ons plan van aanpak blijf je gefocust op het behalen van je doelen. Onze methodologie moedigt je aan om doordachte keuzes te maken en prioriteiten te stellen, wat resulteert in een efficiënter gebruik van je middelen.
In veel organisaties stapelen projecten zich op zonder dat duidelijk is welke écht bijdragen aan de strategie. In het eerste artikel van onze reeks over portfoliomanagement ontdek je hoe OGSM helpt om de juiste keuzes te maken én overzicht te houden. Zo voorkom je projectchaos en werk je gericht aan resultaat.
Veel organisaties worstelen met projectchaos: initiatieven die elkaar bijten, onduidelijke prioriteiten en projecten die wegkwijnen zonder concrete resultaten. Het gevolg? Schaarse middelen worden verspild aan activiteiten die nauwelijks bijdragen aan de strategische koers van de organisatie.
Portfoliomanagement biedt de oplossing. Het geeft je grip op alle projecten door ervoor te zorgen dat initiatieven bijdragen aan je strategische doelen, dat je de juiste prioriteiten stelt en dat je inzicht hebt in voortgang en resultaten. Met een handvol projecten lukt dat nog wel, maar hoe pak je dit aan als initiatieven op verschillende plekken in de organisatie ontstaan?
In deze artikelreeks laten we zien hoe je portfoliomanagement combineert met het werken met OGSM:
- Dit eerste artikel geeft een overzicht van het waarom en hoe van portfoliomanagement. Wat levert het je op en hoe ziet het proces eruit?
- Het tweede artikel bespreekt de sturing op het portfolio. Hoe houd je grip op voortgang en resultaten?
- Het derde artikel gaat over het inrichten van verandering binnen organisaties. Richt je een aparte projectorganisatie in of voer je projecten tussen de bedrijven door uit?
Bewuste keuzes maken over projecten
Starten, verbeteren en stoppen
Grip op je projectportfolio begint met bewuste besluitvorming over het starten, aanscherpen en beëindigen van initiatieven. Zo voorkom je projecten die vol enthousiasme worden gestart maar te weinig bijdragen aan organisatiesucces. Ook voorkom je projecten die nooit worden afgerond.
Voordat we de aanpak bespreken, is het belangrijk te definiëren wat een project eigenlijk is.
Wat is een project?
Een project is een tijdelijke inspanning die je onderneemt om een bepaald resultaat te creëren. Om opgenomen te worden in het projectportfolio moet een initiatief aan deze eisen voldoen:
- Strategische relevantie: Het project is als actie benoemd in een OGSM van de organisatie of in onderliggende OGSM’s
- Eigenaarschap: Het project heeft een eigenaar die verantwoordelijk is voor uitvoering en rapportage
- Minimale omvang: Het project heeft een substantiële omvang in tijd en/of geld (anders is het een gewone actie)
- Concurrentie om middelen: Het initiatief concurreert met andere voorstellen voor schaarse middelen
- Organisatieoverstijgend: Het project doet beroep op middelen van andere onderdelen van de organisatie
De drie fasen van portfoliomanagement
Om bewuste besluiten te nemen volgen projecten een vaste werkwijze. Deze kan per organisatie verschillen, maar grofweg onderscheiden we drie fasen:
Fase 1: Inventariseren van initiatieven
Het doel is inzicht creëren in de toegevoegde waarde en benodigde inspanning van initiatieven, zodat je ze kunt prioriteren.
Fase 2: Uitwerken van projectplannen
Je werkt geselecteerde initiatieven uit in concrete projectplannen en maakt definitieve startkeuzes.
Fase 3: Uitvoeren en sturen
Je voert projecten uit en stuurt bij op voortgang en resultaten.
Na fase 1 en 2 besluit je of een projectvoorstel doorgaat naar de volgende fase. In fase 3 monitor je actief de voortgang en resultaten.
Kortcyclisch werken: de kracht van kwartalen
De uitdaging is het aantal gelijktijdige projecten beperkt te houden en kortcyclisch te werken. Probeer projecten zo op te delen dat ze binnen één cyclus (kwartaal) afgerond kunnen worden.
Voordelen van kwartaalcycli:
- Je blijft wendbaar door elk kwartaal te kunnen bijsturen
- Het dwingt tot het opleveren van concrete resultaten per kwartaal
- Op basis van resultaten besluit je of je nog een kwartaal wilt investeren
Effectieve sturing vraagt om structuur. Om grip te houden op je portfolio organiseer je daarom twee soorten sessies:
- Doensessie (maandelijks): Bespreek voortgang van lopende projecten
- Bijstuursessie (per kwartaal): Evalueer resultaten en stuur bij door projecten te initiëren, starten of stoppen
In het volgende artikel bespreken we deze sessies uitgebreid, inclusief praktische tips voor effectieve uitvoering.
Fase 1: Inventariseren van initiatieven
Het doel van deze fase is het creëren van inzicht in toegevoegde waarde (impact) en benodigde inspanning van initiatieven.
Projectinitiatiedocument opstellen
Elk initiatief wordt uitgewerkt in een projectinitiatiedocument of businesscase met daarin een overzicht van de toegevoegde waarde (impact) en de benodigde inspanning van het project:
- Toegevoegde waarde:
- Resultaten: Beschrijving van opbrengsten (financieel, strategisch, risicoreductie, randvoorwaarden voor andere projecten).
- Urgentie: Hoe belangrijk het is om snel te starten.
- Stakeholders: Partijen die baat hebben bij het project.
- Inspanning:
- Werkzaamheden: Overzicht van benodigde activiteiten.
- Kosten: Benodigde tijd en geld.
- Capaciteit: Beschikbaarheid van mensen in de organisatie.
- Doorlooptijd: Verwachte planning.
- Afhankelijkheden: Wat is nodig om resultaten te behalen.
- Risico’s: Mogelijke bedreigingen voor het project.
Snelle prioritering met de Fibonacci-schaal
Voor een eerste, grove prioritering geef je elk initiatief een score voor waarde en inspanning. Gebruik de Fibonacci-schaal: 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21 (een getal in de schaal is steeds de som van de twee voorgaande getallen: 1+2=3, 2+3=5, 3+5=8, etc.). Deze schaal helpt je snel te prioriteren:
- Doet recht aan toenemende onzekerheid bij grotere waarde of inspanning.
- Dwingt tot heldere keuzes zonder eindeloos wikken en wegen.
- Helpt snel de meest kansrijke initiatieven te identificeren.
Het doel is niet perfecte precisie, maar het uitfilteren van initiatieven die te veel kosten en te weinig opleveren en het identificeren van potentiële pareltjes.
Digitale ondersteuning met OGSM.online
In OGSM.online kun je dit proces eenvoudig digitaliseren. Je markeert een actie als project en legt het projectinitiatiedocumen en de waarde en inspanning vast in het systeem. Zo houd je overzicht van al je initiatieven en kun je eenvoudig prioriteren en rapporteren.
Besluit aan het eind van fase 1
- Welke initiatieven gaan door naar fase 2?
- Welke initiatieven voeren we niet uit?
Fase 2: Uitwerken van projectplannen
Gedetailleerde prioritering met wegingskader
Je hebt een eerste schifting gemaakt met de Fibonacci-scores. Nu werk je de meest kansrijke initiatieven uit in projectplannen en maak je definitieve startkeuzes met een gedetailleerd wegingskader.
De prioritering bepaalt met welke projecten je wel en niet gaat starten. Voor deze finale afweging gebruik je een wegingskader met meerdere criteria. In de onderstaande tabel zie je een voorbeeld:
| Criterium | Wegingsfactor | Score |
| Bijdrage aan strategische keuzes | 3 | 1-5 |
| Verhouding tussen impact en inspanning | 3 | 1-5 |
| Beschikbaarheid van capaciteit | 3 | 1-5 |
| Urgentie | 2 | 1-5 |
| Risicoreductie | 1 | 1-5 |
| Innovatie / Leerpotentieel | 1 | 1-5 |
Toelichting: 1 = zeer laag, 5 = zeer hoog
Besluit aan het eind van fase 2
- Met welke projecten gaan we direct starten?
- Welke projecten houden we in portfolio voor mogelijk later?
- Welke projecten voeren we niet uit?
Praktische tip
In overzichtelijke situaties volstaat een projectinitiatiedocument. Het uitwerken van een volledig projectplan en ook het gedetailleerde wegingskader is dan niet nodig.
Aan de slag met je portfolio
Start vandaag met het inventariseren van je huidige initiatieven. Maak een lijst van alle lopende en voorgestelde projecten en beoordeel ze op de criteria uit dit artikel.
In het volgende artikel laten we zien hoe je grip houdt op lopende projecten tijdens fase 3. We bespreken de doensessies en bijstuursessies in detail, zodat je portfolio blijft bijdragen aan je strategische succes.
Checklist voor fase 1
- Lijst van alle initiatieven opgesteld.
- Projectinitiatiedocumenten gemaakt.
- Scores toegekend voor waarde en inspanning.
- Eerste prioritering gemaakt.
- Besluit genomen over doorgang naar fase 2.
Wil je direct aan de slag met portfoliomanagement? Start een gratis proefabonnement van OGSM.online en ervaar hoe je eenvoudig grip krijgt op al je projecten en initiatieven. Het platform ondersteunt het complete proces van inventariseren tot uitvoeren.
Benieuwd hoe je grip houdt op de uitvoering en resultaten? Lees deel 2 van deze serie artikelen.
Benieuwd hoe we kunnen helpen?
Laten we kennis maken. Mooie gelegenheid om elkaar en jouw organisatie beter te leren kennen. Dit biedt een uitstekende kans om te sparren over OGSM en om jullie specifieke behoeften duidelijk in kaart te brengen.
Gabriella Monasso
Directeur OGSM Leaders
+31 6 15 64 82 18
