Samen werken en samen besluiten met OGSM

Taken en verantwoordelijkheden in het team

Bij het beschrijven van de verantwoordelijkheden van de teamleden maken we onderscheid tussen de inhoud van het plan, en het proces. De inhoud bestaat uit de vier onderdelen van de OGSM, van de ambitie tot en met de acties. Het proces zijn de stappen die je zet om een OGSM te creëren, uit te voeren en te monitoren. Voor deze verantwoordelijkheid onderscheiden we een vijfde rol. Dat geeft het volgende overzicht:

1. OGSM-eigenaar: Eindverantwoordelijk voor de resultaten van de OGSM.
2. Strategie-eigenaar: Eindverantwoordelijk voor het goed afronden van de acties binnen de strategische keuze en verantwoordelijk voor de resultaten en de rapportage daarover.
3. Actie-eigenaar: Verantwoordelijk voor het uitvoeren van de actie en het rapporteren over de voortgang.
4. Teamlid: Bespreekt de voortgang van acties en strategische keuzes en neemt besluiten over wijzigingen. Bevoegd om eigenaren aan te spreken op de voortgang en resultaten.
5. Proceseigenaar: Verantwoordelijk voor het proces van doen, leren en bijsturen.

Maak keuzes binnen OGSM in drie stappen

Een team functioneert optimaal als ze samen werken aan gezamenlijke doelen. Daarom zijn de ambitie en doelstellingen in een OGSM zo krachtig en belangrijk. Elke gemaakte keuze heeft het doel om de ambitie en de doelstellingen te realiseren. Welke strategische keuzes moeten we maken? Welke acties gaan we wel en niet uitvoeren? Welke acties geven we prioriteit? Hoe kunnen we de uitvoering van de acties verbeteren? Moeten we ons actieplan aanpassen? De keuzes zijn eindeloos. Het goed kunnen kiezen is dan ook een beslissende factor in het succes van een team. De beste keuzes maken doe je in drie stappen:

1. Beeldvorming: Creëer een helder en eerlijk beeld van de situatie. Gebruik de LSD-techniek: Luisteren, Samenvatten, Doorvragen.
2. Oordeelsvorming: Breng verschillende perspectieven bij elkaar en weeg de opties af. Wees positief kritisch naar elkaar.
3. Besluitvorming: Er is niks zo slecht als niet kiezen. Elk besluit is daarom ook beter dan geen besluit. Je kunt deze besluiten nemen door naar consensus te zoeken. Hierdoor wordt het besluit gedragen. Voorkom hierbij wel dat je compromissen maakt. Dat is anders dan keuzes maken. Een andere optie is stemmen, de procedure is helder, maar zorg ervoor dat ook de stem van de minderheid wordt gehoord. En soms moet de leider een knoop doorhakken. Zorg er in ieder geval voor dat ieders ideeën gehoord en serieus genomen worden. Dat vergroot de kans dat iedereen zich achter de uiteindelijke keuze schaart, ook als het niet hun eerste keuze zou zijn. En houd altijd het gezamenlijke doel voor ogen, want elke keuze moet daaraan bijdragen.