Planning-en-controlcyclus
Een planning-en-controlcyclus biedt een gestructureerde aanpak om de koers van een organisatie te bewaken en richting te geven aan het gehele proces. Het richt zich op het beheren van primaire processen, met als doel het behalen van de organisatiedoelen en het voldoen aan financiële vereisten. Deze cyclus omvat diverse stappen.
Het begint met het vaststellen van een duidelijke ambitie voor de organisatie, wat een gedeeld begrip creëert van de gewenste koers. Vervolgens worden meetbare doelstellingen en concrete strategische keuzes geformuleerd, die dienen als leidraad voor de acties die ondernomen moeten worden. Op basis hiervan worden gedetailleerde actieplannen ontwikkeld, meestal in de vorm van jaarplannen.
Periodieke rapportages zijn van essentieel belang om de voortgang te monitoren en verantwoording af te leggen over zowel de financiële als inhoudelijke aspecten. Bovendien wordt door regelmatige evaluatie beoordeeld of de resultaten nog steeds in lijn zijn met de doelen en of bijsturing nodig is.
Een goed functionerende planning-en-controlcyclus is onmisbaar voor organisaties. Het OGSM-model biedt een duidelijk overzicht in de verschillende onderdelen van het plan. Daarnaast kun je de voortgang voortdurend monitoren, waardoor evalueren en bijsturen nog makkelijker wordt gemaakt.
Planning met OGSM
Het OGSM-model, bestaande uit Objectives, Goals, Strategies en Measures biedt een gestructureerde aanpak voor planning. Het proces begint met het vaststellen van een duidelijke ambitie (Objective). Deze ambitie vormt het kompas voor de organisatie en geeft de richting aan waar de organisatie naartoe wil. Vervolgens wordt de ambitie gekwantificeerd met behulp van doelstellingen, die specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdsgebonden (SMART) zijn. Dit zorgt voor een helder en concreet beeld van wat er moet worden bereikt en binnen welke termijn. Dit voorkomt dat er meerdere interpretaties zijn van de ambitie.
Vervolgens worden strategische keuzes gemaakt, de route om de ambitie en doelstellingen te halen. Elke strategische keuze bevat zowel het ‘waarom’ (het doel) als het ‘hoe’ (het doen). Elke strategische keuze bevat ook een gedetailleerd plan met indicatoren en acties (de maatregelen) die nodig zijn om het plan te behalen. Voorbeelden van acties zijn het ontwikkelen van nieuwe producten, het verbeteren van operationele processen of het versterken van de merkpositionering door middel van een merkcampagne. Het totaal aan strategische keuzes zorgt ervoor dat de ambitie en doelstellingen gerealiseerd kan worden.
Deze strategische keuzes fungeren als de blauwdruk voor de organisatie en helpen bij het prioriteren van middelen en activiteiten. Door OGSM te gebruiken om planning te structureren, kunnen organisaties zich richten op de meest cruciale aspecten van hun strategie en middelen efficiënt inzetten.
Controle met OGSM
Een van de meest waardevolle aspecten van OGSM is de nadruk op meetbaarheid. Met OGSM kunnen organisaties specifieke indicatoren (Measures) vaststellen om de voortgang periodiek te monitoren en te evalueren. Deze maatregelen moeten op korte termijn de voortgang van de strategische keuzes meten zodat de organisatie een beeld krijgt of het goed op weg is om de lange termijn doelstellingen te halen.
Door regelmatig de voortgang te meten en te vergelijken met de vastgestelde maatregelen, kunnen organisaties op tijd identificeren of ze op schema liggen. Dit stelt organisaties in staat om proactief te reageren op veranderende omstandigheden en hun strategische keuzes indien nodig aan te passen.
Integratie van OGSM in de bedrijfscultuur
Om OGSM tenslotte effectief te implementeren voor planning en controle, is het essentieel dat het wordt geïntegreerd in de bedrijfscultuur. Dit betekent dat OGSM niet alleen een eenmalige oefening is, maar een iteratief proces van planning, uitvoering, monitoring en aanpassing (PDCA-cyclus).
Organisaties moeten ervoor zorgen dat alle belangrijke stakeholders in de organisatie bekend zijn met OGSM en weten hoe ze bijdragen aan de ambitie met hun dagelijkse werkzaamheden. Dit vraagt om training en begeleiding om ervoor te zorgen dat OGSM effectief wordt gebruikt als een instrument voor planning en controle.
OGSM biedt een krachtig framework voor effectieve planning en controle binnen organisaties. Door een concreet plan op te stellen en dat continu te monitoren kunnen organisaties zich beter richten, de voortgang nauwkeurig volgen en proactief reageren op veranderende omstandigheden.