Met OGSM maak jij een plan dat op één pagina past. Zo zie je in één oogopslag wat je wilt bereiken en wat je daarvoor moet doen. Je kunt binnen het OGSM model drie routes nemen naar jouw plan. In dit artikel volgen we de koninklijke route door de OGSM. Je gaat stap voor stap de vier letters af: Objective (ambitie), Goals (doelstellingen), Strategies (strategische keuzes) en Measures (maatregelen).
Stap 0: voorbereiding
Een goed begin is het halve werk. Tijdens het voorbereiden van je plan geef je antwoord op de volgende vragen:
Wie is de eigenaar van het plan en voor welk team is het plan bedoeld?
De OGSM-eigenaar is verantwoordelijk voor de resultaten en daarom ook voor de inhoud van het plan. Het team bestaat uit de mensen die het plan uiteindelijk uitvoeren en sturen op de resultaten.
Wat zijn de eisen en wensen die we stellen aan de inhoud van het plan?
De essentie van elk goed plan is: kiezen. Hoe maak je straks de juiste keuzes? De eisen en wensen helpen je hierbij. Eisen zijn keihard: het zijn punten waaraan je plan aan móet voldoen. Ideeën die niet voldoen aan de eisen, vallen per definitie af. De wensen gebruik je om uit alle goede ideeën de beste te kiezen.
Wat zijn de uitdagingen waarop ons plan antwoord moet geven?
Denk na over de uitdagingen die je tijdens de looptijd van het plan tegen gaat komen. Waar moet de OGSM eigenlijk antwoord op geven? Uitdagingen hebben altijd te maken met de omgeving (extern: kansen en bedreigingen) of met het team of de organisatie (intern: krachten en kwetsbaarheden).
Formuleer de uitdagingen altijd als vraag. Begin bijvoorbeeld met ‘Hoe kunnen we…’ of ‘Hoe kan ik…’, zo prikkel je in de volgende fase de creativiteit van jezelf en het team om te zoeken naar antwoorden.
Waarschijnlijk kun je veel uitdagingen benoemen, maar focus je op de belangrijkste. Selecteer daarom maximaal vijf uitdagingen.
Stap 1: ambitie
Na de voorbereiding starten we met het bepalen van de ambitie. Dat is een lastig proces. Vooral het maken van de juiste formulering kan tijdrovend zijn. Begin met het bepalen van de horizon, dat is het moment dat de ambitie gerealiseerd moet zijn.
Vervolgens ga je naar de inhoud. Begin met drie woorden die niet in de ambitie mogen ontbreken. Zo ligt de focus op de inhoud en (nog) niet op de formulering. In de formulering moet zowel het waarom als het hoe terugkomen. In het boek ‘Businessplan op 1 A4’ wordt de formulering DOEL door DOEN geïntroduceerd als hulpmiddel om de twee onderdelen van de ambitie in één zin te zetten. Een voorbeeld:
Over 5 jaar is Sunergie een succesvol internationaal opererend bedrijf door meer rendement te halen uit zonnepanelen voor consument en klimaat.
Stap 2: doelstellingen
De doelstellingen maken de ambitie concreet en meetbaar. Bepaal de belangrijkste onderdelen van de ambitie, en bepaal vervolgens voor elk onderdeel één of meer doelstellingen. De vragen ‘Hoe zien we dat…’ of ‘Waaruit blijkt dat…’ kunnen je hierbij helpen
Stap 3: strategische keuzes
Hoog tijd om de route te bepalen! Welke keuzes moet je maken om de ambitie en doelstellingen die je hebt opgesteld te realiseren? Dat doe je in twee stappen: ideeën genereren en keuzes maken. Hierin ligt de uitdaging om op veel ideeën te komen. Het bedenken van ideeën doe je aan de hand van de ambitie en uitdagingen:
- Hoe kunnen we onze ambitie realiseren?
- Uitdaging 1: Hoe kunnen we…?
- Uitdaging 2: Hoe kunnen we…?
- Enzovoorts.
Bedenk voor iedere uitdaging minimaal drie goede ideeën. Doordat je de uitdagingen als vraag formuleert, vormen ze een mooie basis voor de brainstorm.
Keuzes maak je door de ideeën te filteren op de gestelde eisen en door ze te scoren op de eisen en wensen. Zo krijg je een gerangschikte lijst van ideeën die je gebruikt om maximaal vijf strategische keuzes te maken. Formuleer nu de strategische keuzes. Beschrijf zowel het doel van de strategische keuze als hoe je dit doel wilt bereiken.
Stap 4: maatregelen, indicatoren en acties
Met de maatregelen blikken we vooruit naar de uitvoering: hoe houd je de voortgang in de gaten en wat ga je concreet doen?
Indicatoren
Formuleer per strategische keuze minimaal één indicator voor het waarom, en één indicator voor het hoe. Gebruik net als bij de doelstellingen hier de vragen ‘Hoe zien we dat…’ of ‘Waaruit blijkt dat…’ Bij elke indicator noteer je de titel, de streefdatum en de streefwaarde. Bedenk steeds of een indicator jou en je team gaat helpen om te sturen op het resultaat. Zo niet, haal de indicator dan uit je OGSM.
Acties
Brainstorm per strategische keuze over de acties. Wat kun je doen om de gewenste resultaten te behalen? Vaak is deze stap minder ingewikkeld. Voorkom lange actielijsten en maak keuzes. Het kan helpen de acties te scoren op hun toegevoegde waarde en haalbaarheid.
Maak de actie heel concreet! Geef bij elke actie in de OGSM duidelijk aan wat er precies moet gebeuren. Bij voorkeur vertel je ook wat het doel van de actie is. Dan zie je direct waarom een bepaalde actie relevant is.
Bepaal tot slot de deadlines en eigenaren van de acties, zodat je gereed bent voor de uitvoering en check met elkaar of de planning haalbaar is.
In deze blog is de koninklijke route voor OGSM gevolgd. Dat is echter lang niet altijd de beste route. Vanuit onze praktijk onderscheiden we drie routes:
- Start vanuit de droom: ambitie
- Start vanuit de potentie: strategische keuzes
- Start vanuit de praktijk: acties
De voorbereiding (stap 0) is voor alle routes gelijk.
In ons boek OGSM in de praktijk vertellen we je meer over de verschillende routes voor OGSM.
