OGSM: doen, leren en bijsturen

Om succesvol te zijn met OGSM heb je een werkwijze nodig die helpt om het plan uit te voeren en te leren van de resultaten. Dit doe je door op vaste momenten de voortgang te bespreken en bij te sturen. Zo neem je als team bewuste besluiten.

Succesfactoren voor de samenwerking

OGSM Leaders heeft al honderden teams begeleid bij het uitvoeren van hun OGSM. Op basis van deze ervaring hebben we drie succesfactoren gedistilleerd:

1. Dialoog: Het gesprek over de voortgang van het plan. De dialoog draait om twee vragen. Doen we de dingen goed? En: Doen we de goede dingen?
2. Discipline: Het uitvoeren van het plan vergt een grote mate van discipline om de voortgang vast te leggen, regelmatig bij je plan stil te staan, vast te houden aan de agenda en je plan bij te werken.
3. Eigenaarschap: De eigenaren van acties en strategische keuzes delen informatie over de voortgang en vragen het team mee te denken of te helpen als dat nodig is. Door het eigenaarschap duidelijk vast te leggen, voorkom je onduidelijkheid in het team.

Werkwijze: doen, leren en bijsturen

Vanuit de praktijk hebben wij een werkwijze ontwikkeld die toepasbaar is voor alle soorten OGSM-plannen: van project- tot persoonlijk plan, van jaar- tot meerjarenplan.

De totale looptijd van het plan hak je in kleinere stukken. Zo ontstaan periodes die je goed kunt overzien. In een project zijn dit bijvoorbeeld de projectfasen, in een organisatie kunnen dit kwartalen zijn. Tijdens zo’n periode houd je de voortgang in de gaten en aan het eind evalueer je de resultaten. Dit doe je met je twee soorten teamsessies:

• Doensessie: In deze sessie geef je met je team antwoord op de vraag: doen we de dingen goed? Het betreft een periodieke sessie waarbij de focus ligt op de voortgang van de acties.
• Bijstuursessie: Deze sessie richt zich op de voortgang van de strategische keuzes en geeft daarmee antwoord op de vraag: doen we de goede dingen?

Doensessie: voortgang van de acties

Het doel van de doensessies is inzicht te krijgen in de acties die niet volgens plan verlopen en te bepalen hoe de uitvoering van deze acties verbeterd kan worden. De eigenaren van de acties bereiden de sessie voor door de status van hun actie bij te werken. Het verkeerslicht is hierbij een goed hulpmiddel: staat de actie op groen, oranje of rood? Bij groen gaat het goed, oranje is opletten en rood betekent maatregelen nemen.

In de sessie bespreekt het team de acties die niet volgens plan verlopen en hoe ze de uitvoering ervan kunnen verbeteren.

Bijstuursessie: voortgang van de strategische keuzes

Het doel van de bijstuursessies is te leren van de resultaten van de acties en de OGSM bij te werken aan de hand van nieuwe inzichten en ontwikkelingen. De focus van de bijstuursessie ligt dus op de strategische keuzes en indicatoren. De eigenaren rapporteren voorafgaand aan de sessie over de status.

In de sessie bespreekt het team de strategische keuzes en overlegt welke wijzigingen ze moeten doorvoeren in de OGSM. Komen er nieuwe acties bij? Moeten de prioriteiten of deadlines wijzigen? Zijn er acties niet meer relevant?

Jaarplannen in OGSM

In veel organisaties werken teams met jaarplannen. In het najaar bepalen ze het plan voor het komend jaar. Gedurende het jaar monitoren ze maandelijks de acties en elk kwartaal de strategische keuzes. Door elk kwartaal bij te sturen is je plan echter altijd actueel.

We zien daarom steeds meer organisaties die een zogenoemde rollende planning hanteren. Ze gebruiken de bijstuursessies om het plan te actualiseren en twee tot vijf kwartalen vooruit te kijken.

Bekijk de video: Doen, leren en bijsturen